Nội quy lao động và thủ tục đăng ký: Hướng dẫn doanh nghiệp làm đúng ngay từ đầu

Mọi doanh nghiệp sử dụng lao động đều phải ban hành nội quy lao động; doanh nghiệp từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải có nội quy bằng văn bản, dưới 10 người thì thỏa thuận nội dung kỷ luật và trách nhiệm vật chất ngay trong hợp đồng lao động. Nội quy phải bao gồm đủ 9 nhóm nội dung theo quy định: thời giờ làm việc - nghỉ ngơi, trật tự nơi làm việc, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống quấy rối tình dục, bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, các trường hợp chuyển người lao động làm việc khác, hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý tương ứng, trách nhiệm vật chất, và người có thẩm quyền xử lý kỷ luật — trong đó danh mục hành vi vi phạm cần liệt kê cụ thể, quy định chung chung như 'vi phạm nghiêm trọng' thường không đủ căn cứ khi ra tòa. Trước khi ban hành hoặc sửa đổi nội quy, doanh nghiệp bắt buộc phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; hồ sơ đăng ký gồm văn bản đề nghị, nội quy lao động và văn bản góp ý, phải nộp trong 10 ngày kể từ ngày ban hành tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh — từ 1/3/2025 là Sở Nội vụ (thay Sở Lao động - Thương binh và Xã hội), và từ 1/7/2025 không còn ủy quyền cho cấp huyện do mô hình chính quyền 2 cấp. Nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ, và sau khi ban hành phải được thông báo đến toàn bộ người lao động, niêm yết tại nơi làm việc. Theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP, không thông báo hoặc không niêm yết nội quy bị phạt 1-3 triệu đồng, không có nội quy bằng văn bản, không đăng ký, không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động hoặc dùng nội quy hết hiệu lực bị phạt 5-10 triệu đồng (gấp đôi với doanh nghiệp) — và nghiêm trọng hơn, kỷ luật dựa trên nội quy chưa có hiệu lực còn khiến quyết định kỷ luật có nguy cơ bị tuyên trái pháp luật, buộc nhận lại người lao động và bồi thường.